¿Qué es la metodología Kanban y cómo utilizarla en tu PYME?

Kanban

Una metodología Kanban es un sistema que proviene de la filosofía agile y que se utiliza para la organización y ejecución de proyectos de negocio. Se aplica para imprimir agilidad en algunos procesos, al tiempo que aporta flexibilidad y transparencia. Por eso, es una forma efectiva de desarrollar tareas de cierto calado que tengas que realizar en tu pequeña o mediana empresa.

Este tipo de sistemas proporciona una forma sistemática de hacer un trabajo, desde el inicio hasta que se ha dado por finalizado. Ayuda a identificar oportunidades de mejora y también a incrementar la eficiencia a la hora de realizar las tareas que encomendadas. Esto se consigue gracias a una manera de trabajar que se basa en el seguimiento y la gestión del trabajo mediante tableros y tarjetas virtuales, es decir, de forma visual.

Ventajas del sistema Kanban para pymes

Entre los beneficios que aporta este sistema a las pequeñas y medianas empresas están los siguientes:

Gestión transparente

Cada miembro de tu equipo conoce bien sus cometidos y las tareas que le han sido encomendadas. Además, está al tanto de los plazos, de su importancia y de la información que se va añadiendo a lo largo del proceso. Esta transparencia en la gestión contribuye a imprimir una mayor velocidad en la realización de los trabajos.

Los tiempos de entrega, por lo general, se acortan. Además, la fiabilidad aumenta, dado que cada persona tiene una visión global del proyecto, al tiempo que una visión particular de lo que debe ejecutar. Los ciclos se manejan con facilidad, porque están claramente especificados en los tableros y en las tarjetas.

Eficiencia en la gestión y en la producción

Con esta metodología, es mucho más fácil evitar una producción excesiva o una limitación de recursos para llevarla a cabo. Al haber más planificación, podrás afinar mucho más con la cantidad de productos que debes fabricar, por ejemplo. De esa forma, dispondrás de la cantidad adecuada de materiales.

Recuerda que fueron ingenieros de la empresa del automóvil japonesa Toyota quienes crearon este concepto, al idear un sistema en el que solo solicitaban las piezas para la producción cuando realmente eran necesarias. De esta forma, a mediados del siglo XX nació este método, que sigue usándose en la actualidad gracias al uso de software.

Control de las tareas

Con este sistema, acortas tiempos de producción y agilizas todos los procesos. Imprimes rapidez en la elaboración y en la ejecución de las tareas. Así, puedes permitirte mejorar la planificación, porque cuentas con más tiempo para ello. Esta circunstancia tiene un efecto directo en el aumento de la productividad en el área de compras y gerencia.

Además, al contar solo con el producto que necesitas, incrementas el nivel de rotación del inventario y puedes reducir el almacenamiento. A eso se une que evitas el deterioro o la obsolescencia de los productos almacenados. Puedes conocer el estado de un trabajo y tener el control a medida que avanzas hacia su finalización.

Flexibilidad

Cuando todos los miembros de tu equipo están coordinados y saben qué se espera de ellos y en qué momento, tienes un mayor margen de maniobra para responder a imprevistos o eventualidades. Cada persona, comenzando por los responsables del negocio, sabe en qué se invierte cada minuto de tiempo. Además, todos conocen los datos suficientes para hacer un seguimiento de cada proyecto y analizar su productividad.

Detección de errores

Estar al tanto de cada parte de un proceso productivo, saber el nivel en que se encuentra y conocer la velocidad a la que debe desarrollarse también dan mayores opciones para detectar los puntos débiles. Con este sistema es sencillo detectar los errores y aplicar medidas para solucionarlos. De igual forma, puedes identificar las tareas más complicadas, arduas o las que más refuerzo necesitan.

Una vez que tienes una visión clara de los puntos problemáticos, puedes aplicar las soluciones que creas más convenientes. En algunas organizaciones hay picos de trabajo y descompensación entre lo que hacen unas personas y otras, dependiendo de la fase de un proceso. Este método ayuda a dar respuesta a desviaciones de este tipo en los sistemas de producción.

Mejora continua

Este sistema permite maximizar los recursos gracias al análisis, el reproceso y la mejora continua. Muchos equipos de desarrollo de software, los de contabilidad, finanzas y hasta los de marketing o los equipos creativos usan este método, a pesar de que no pone el acento en el cumplimiento de los plazos.

Combinación con otros métodos

Hay organizaciones que conocen este método, pero no creen que sea el idóneo para aplicarlo a su forma de trabajar. Sin embargo, es posible combinar la forma en que desarrollan su actividad algunos equipos lean/agile con otras metodologías, como Agile Scrum y Extreme Programming (XP), que están más enfocadas en los plazos.

Por todo ello, la metodología Kanban es recomendable para pymes que necesiten cierta flexibilidad en el manejo de nuevas tareas y que quieran hacer un buen seguimiento. Además, gracias a ella, puedes priorizar, elaborar informes detallados y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo. Si quieres convertirte en un profesional más eficaz y ser un liderar mejor a tu equipo apúntate al curso online de Kanban de Xtudeo.

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